Wie die BDAE Gruppe ihre IT-Leitung innerhalb von 19 Tagen besetzte

Die BDAE Gruppe aus Hamburg suchte Ende April 2026 eine neue IT-Leitung. Die Position wurde zuvor kommissarisch durch die Geschäftsführung übernommen. Gesucht wurde eine Führungskraft für ein vierköpfiges, fachlich heterogenes Team aus unterschiedlichen IT-Disziplinen.

Signature Consulting GmbH schärfte gemeinsam mit Geschäftsführung und HR das Anforderungsprofil, optimierte die Stellenanzeige und sprach 92 potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten proaktiv an. Neun Personen wurden im Erstinterview qualifiziert, drei Kandidaten wurden der BDAE Gruppe präsentiert. Bereits 19 Tage nach Beginn der Suche wurde der Arbeitsvertrag unterzeichnet. Der neue IT-Leiter nahm seine Tätigkeit Mitte Juni 2026 auf.

Durch eine klare Anforderungsanalyse, eine fokussierte Direktansprache und Rückmeldungen innerhalb von maximal 24 Stunden besetzte die BDAE Gruppe ihre IT-Leitung innerhalb von 19 Tagen.

BDAE Gruppe – der Spezialist für internationale Versicherungslösungen und Auslandsbeschäftigung

Seit 30 Jahren begleitet die BDAE Gruppe verschiedenste Menschen auf ihrem Weg ins Ausland: Als Spezialanbieter für internationale Versicherungsprodukte und Beratungsleistungen finden die Expertinnen und Experten sowohl für Privatpersonen als auch Geschäftskundinnen und -kunden für jeden Bedarf die passende Lösung.

Weltreisende, digitale Nomadinnen und Nomaden, Langzeitreisende und dauerhaft Auswandernde sowie Unternehmen jeder Größe, die ihre Mitarbeitenden für ihre Auslandstätigkeit gut abgesichert wissen wollen, sind die Kundinnen und Kunden der BDAE Gruppe: Der Schwerpunkt liegt auf Versicherungsprodukten im Bereich der internationalen Krankenversicherung.

Die Inhouse-Rechtsberatung BDAE Consult GmbH unterstützt zudem Unternehmen bei der rechtssicheren Gestaltung internationaler Beschäftigungen: Die Expertinnen und Experten fokussieren sich hier vor allem auf die rechtliche Bewertung von Auslandseinsätzen sowie die Umsetzung aller damit verbundenen Arbeitgeberpflichten in den Bereichen Arbeits-, Aufenthalts-, Sozialversicherungs- und Steuerrecht.

Gemeinsam mit dem Mutterkonzern MSH International betreut die Gruppe weltweit mehr als 500.000 Expats in 194 Ländern. Die BDAE Gruppe beschäftigt ca. 65 Mitarbeitende in Deutschland. Das interne IT-Team bestand zum Zeitpunkt der Suche aus fünf Mitarbeitenden und deckte unterschiedliche technische Fachgebiete ab. Dazu gehörten SAP-Consulting, IT-Administration und Softwareentwicklung.

Die gesuchte IT-Leitung sollte diese verschiedenen Disziplinen fachlich und organisatorisch zusammenführen und verlässliche Strukturen für die weitere Zusammenarbeit schaffen.

Die BDAE Gruppe startete am 22. April 2026 gemeinsam mit Signature Consulting GmbH die Suche nach einer neuen IT-Leitung. Die Position wurde zu diesem Zeitpunkt kommissarisch durch Geschäftsführer Philipp Belau übernommen. Neben seinen eigentlichen Aufgaben trug er damit zusätzlich Verantwortung für das fünfköpfige IT-Team und die dort gebündelten technischen Themen. Eine längerfristige kommissarische Besetzung hätte die Geschäftsführung weiterhin operativ gebunden. Gleichzeitig benötigte das Team eine feste Führungskraft, die Prioritäten setzt, Entscheidungen trifft und unterschiedliche Fachbereiche miteinander verbindet.

Die interne IT unterstützte ein Unternehmen, dessen Geschäftsmodell auf spezialisierten Versicherungsprodukten und Beratungsleistungen basiert. Die IT-Leitung übernahm deshalb eine wichtige Schnittstellenfunktion zwischen technischen Anforderungen, internen Strukturen und der Geschäftsführung. Die neue Führungskraft sollte nicht nur bestehende Aufgaben koordinieren, sondern auch Orientierung und Verbindlichkeit im Team schaffen.

Die zentrale Herausforderung bestand darin, eine IT-Führungskraft zu finden, die unterschiedliche technische Disziplinen versteht und gleichzeitig ein diverses Team klar und wertschätzend führen kann.

Das fünfköpfige Team vereinte mehrere Fachbereiche. Dazu gehörten unter anderem:

• IT-Infrastruktur

• Projektmanagement

• SAP

• Softwareentwicklung

Die gesuchte Person musste daher keine Versicherungsexpertise mitbringen. Entscheidend war vielmehr die Fähigkeit, unterschiedliche IT-Themen einzuordnen, übergreifende Strukturen zu schaffen und fachlich spezialisierte Mitarbeitende zu führen. Durch den Verzicht auf zwingende Versicherungserfahrung konnte der Kandidatenmarkt gezielt für Personen aus anderen Branchen geöffnet werden. Die fachliche und persönliche Passung zur Führungsaufgabe hatte Vorrang vor einer engen Branchenbiografie. Gleichzeitig war der regionale Suchradius begrenzt: Die Kandidatinnen und Kandidaten sollten in Hamburg oder der näheren Umgebung wohnen.

Die neue IT-Leitung sollte:

• klare Strukturen schaffen,

• verbindliche Entscheidungen treffen,

• Durchsetzungsvermögen zeigen,

• Mitarbeitende wertschätzend führen,

• unterschiedliche IT-Fachgebiete zusammenbringen,

• in Hamburg oder der Umgebung leben.

Signature betrachtete nicht allein die bisherigen Stationen und technischen Kenntnisse der Kandidaten. Entscheidend war, welche Person die konkrete Führungs- und Teamsituation bei der BDAE Gruppe erfolgreich übernehmen konnte.

Fachliche Anforderungen

• Erfahrung mit unterschiedlichen IT-Themen

• Verständnis für verschiedene IT-Funktionen

• Fähigkeit, technische Themen übergreifend zu priorisieren

• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit spezialisierten IT-Fachkräften

Eine vorherige Tätigkeit in der Versicherungsbranche war ausdrücklich nicht erforderlich.

Führungsanforderungen

• Fähigkeit, klare Strukturen zu schaffen

• Entscheidungsstärke

• Durchsetzungsvermögen

• wertschätzender Umgang mit Mitarbeitenden

• Führung eines fachlich heterogenen Teams

• Fähigkeit, unterschiedliche Perspektiven zusammenzuführen

Persönliche Kompetenzen

• Verbindlichkeit

• klare Kommunikation

• Verantwortungsbereitschaft

• pragmatisches Handeln

• Fähigkeit, Orientierung zu geben

• konstruktiver Umgang mit unterschiedlichen Persönlichkeiten

Kulturelle Passung

Die neue IT-Leitung sollte zu einem diversen Team sowie zum gesamten Unternehmen und der gelebten Kultur passen. Neben der fachlichen Eignung war deshalb entscheidend, ob die Person verbindlich kommuniziert und einen wertschätzenden Führungsstil mit notwendiger Entscheidungsstärke verbindet.

Muss-Kriterien

• Erfahrung mit unterschiedlichen IT-Themen

• Führungskompetenz

• Fähigkeit zur Strukturierung

• Entscheidungsstärke

• wertschätzendes Durchsetzungsvermögen

• Wohnort in Hamburg oder Umgebung

Kann-Kriterien

• Erfahrung in der Versicherungsbranche

• Kenntnisse aus dem Umfeld internationaler Dienstleistungen

Der Suchprozess kombinierte eine persönliche Anforderungsanalyse mit einer optimierten Stellenanzeige, gezielter Direktansprache und einer eng abgestimmten Prozessbegleitung.

Verantwortlicher Berater war Torge Falkenhagen. Er ist ausgebildeter Kaufmann für Versicherungen und Finanzen, war dreieinhalb Jahre im Provinzial-Konzern tätig und arbeitet seit mehr als fünf Jahren in der Personalberatung. Seine Zusammenarbeit ist insbesondere durch Verbindlichkeit, transparente Kommunikation und klare Absprachen geprägt. Anforderungsanalyse mit HR und Geschäftsführung

Zu Beginn tauschte sich Signature mit Anna Süss, Head of HR, und Katharina Brenncke aus dem HR-Team aus. Darauf folgte ein persönlicher Termin am Standort der BDAE Gruppe in Hamburg. An diesem nahmen Geschäftsführer Philipp Belau, Vertreterinnen aus dem HR-Team und Signature teil.

Eine Führung durch die Räumlichkeiten ergänzte das Briefing. Dadurch erhielt Signature nicht nur Informationen zu den formalen Anforderungen, sondern auch einen unmittelbaren Eindruck vom Arbeitsumfeld, der Teamstruktur und der Zusammenarbeit im Unternehmen.

Im Briefing wurden insbesondere folgende Punkte konkretisiert:

• die aktuelle kommissarische Führungssituation,

• die Zusammensetzung des IT-Teams,

• die unterschiedlichen technischen Fachgebiete,

• die erforderlichen Führungskompetenzen,

• die regionale Verfügbarkeit,

• die Gewichtung von Branchen- und Führungserfahrung.

Priorisierung der Anforderungen

Ein wichtiger Bestandteil des Briefings war die Abgrenzung zwischen zwingenden und optionalen Anforderungen. Versicherungserfahrung wurde nicht als Muss-Kriterium definiert. Dadurch konnte die Suche auf geeignete Führungskräfte aus anderen Branchen ausgeweitet werden. Die Fähigkeit, ein heterogenes IT-Team zu führen, Strukturen zu schaffen und verbindliche Entscheidungen zu treffen, wurde höher gewichtet als eine branchenspezifische Laufbahn.

Überarbeitung der Stellenanzeige

Nach der Beauftragung schrieb Signature die Stellenanzeige neu und optimierte sie. Die Aufgaben, die Teamkonstellation und die Anforderungen an die Führungspersönlichkeit wurden klarer herausgearbeitet. Gleichzeitig sollte die Position für Kandidatinnen und Kandidaten verständlich werden, die zwar keine Versicherungserfahrung mitbrachten, aber über die erforderliche IT- und Führungskompetenz verfügten.

Markt- und Zielgruppenanalyse

Signature konzentrierte die Suche auf Kandidatinnen und Kandidaten aus Hamburg und dem näheren Umfeld. Die Zielgruppe wurde nicht auf Führungskräfte aus der Versicherungsbranche begrenzt. Stattdessen standen Personen im Fokus, die bereits unterschiedliche IT-Themen verantwortet oder heterogene technische Teams geführt hatten.

Gezielte Direktansprache

Signature sprach insgesamt 92 potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten an. Die Direktansprache ermöglichte es, auch Personen zu erreichen, die nicht aktiv nach einer neuen Position suchten. In der Kommunikation wurde die konkrete Führungssituation dargestellt: eine IT-Leitung mit Gestaltungsspielraum, einem vielseitigen Team und der Aufgabe, verbindliche Strukturen zu schaffen.

Qualifizierung und Auswahl

Signature führte neun strukturierte Erstinterviews. In den Gesprächen wurden die bisherigen Erfahrungen der Kandidatinnen und Kandidaten systematisch mit dem Anforderungsprofil abgeglichen.

Im Mittelpunkt standen:

• Erfahrung mit unterschiedlichen IT-Themen,

• Führung eines heterogenen Teams,

• Strukturierungsfähigkeit,

• Entscheidungsstärke,

• Durchsetzungsvermögen,

• wertschätzende Kommunikation,

• regionale Verfügbarkeit.

Drei Kandidaten erfüllten die relevanten Anforderungen und wurden der BDAE Gruppe vorgestellt.

Verbindliche Prozessbegleitung

Signature begleitete die Abstimmung zwischen der BDAE Gruppe und den Kandidaten während des gesamten Auswahlprozesses. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war die Geschwindigkeit auf Kundenseite. Die BDAE Gruppe gab am selben Tag oder innerhalb von maximal 24 Stunden Rückmeldung.

Dadurch konnten: • Gespräche kurzfristig koordiniert, • offene Fragen direkt geklärt, • Kandidaten verbindlich informiert, • Entscheidungen ohne unnötige Unterbrechungen getroffen werden.

Der Beratungsmehrwert bestand somit nicht allein in der Identifikation geeigneter Personen. Signature strukturierte die Suche, schärfte das Profil, öffnete den Kandidatenmarkt für passende Transferprofile und hielt den Prozess gemeinsam mit der BDAE Gruppe konsequent in Bewegung.

Was im Suchprozess besonders wichtig war

Die Besetzung wurde nicht durch möglichst viele Profile beschleunigt, sondern durch klare Prioritäten und schnelle Entscheidungen. Der erste Kandidat wurde bereits eine Woche nach Projektbeginn vorgestellt. Zwei weitere Kandidaten folgten nach insgesamt zwei Wochen.

Die BDAE Gruppe führte zwei Gespräche und gab jeweils am selben Tag oder innerhalb von maximal 24 Stunden Rückmeldung. Diese Verbindlichkeit verhinderte unnötige Wartezeiten. Gleichzeitig mussten geeignete Kandidatinnen und Kandidaten nicht über einen längeren Zeitraum auf Entscheidungen warten. E in weiterer wichtiger Punkt war die bewusste Öffnung des Kandidatenmarktes. Versicherungserfahrung war nicht erforderlich. Dadurch konnten auch Führungskräfte berücksichtigt werden, die ihre IT- und Führungserfahrung in anderen Branchen erworben hatten.

„Ein schneller Recruitingprozess entsteht nicht allein durch eine intensive Suche. Er entsteht durch klare Anforderungen, einen realistischen Kandidatenmarkt und verbindliche Entscheidungen seitens der Unternehmen.“ – Torge Falkenhagen, Signature Consulting GmbH

Bereits 19 Tage nach dem Projektstart am 22. April 2026 wurde der Arbeitsvertrag mit dem ausgewählten Kandidaten unterzeichnet.

Die zentralen Ergebnisse:

• 92 potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten wurden angesprochen.

• Neun Erstinterviews wurden durch Signature geführt.

• Der erste Kandidat wurde nach einer Woche vorgestellt.

• Zwei weitere Kandidaten folgten nach insgesamt zwei Wochen.

• Drei qualifizierte Kandidaten wurden präsentiert.

• Die BDAE Gruppe führte zwei Gespräche.

• Der Arbeitsvertrag wurde 19 Tage nach Beginn der Suche unterzeichnet.

• Der neue IT-Leiter nahm seine Tätigkeit am 17. Juni 2026 auf.

Zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem Arbeitsbeginn lag damit rund ein Monat.

Die kurze Besetzungsdauer war das Ergebnis mehrerer ineinandergreifender Faktoren:

• eines persönlichen Briefings vor Ort,

• eines klar priorisierten Anforderungsprofils,

• der Öffnung für Kandidaten ohne Versicherungserfahrung,

• einer gezielten regionalen Direktansprache,

• strukturierter Erstinterviews,

• schneller Rückmeldungen durch die BDAE Gruppe.

„Die Zusammenarbeit mit Torge Falkenhagen war ehrlich, verbindlich und fachlich fundiert. Durch seine Erfahrung in der Versicherungsbranche verstand er unsere Anforderungen schnell, ordnete den Gehaltsmarkt in Hamburg ein und präsentierte passende Kandidaten. So konnten wir die Position zügig besetzen.“ - Anna Süss, Head of HR

1. Nicht jede Branchenerfahrung ist ein Muss-Kriterium

Branchenerfahrung kann hilfreich sein, sollte aber nicht automatisch als zwingende Voraussetzung gelten. Bei der BDAE Gruppe war die Fähigkeit, ein heterogenes IT-Team zu führen, wichtiger als eine vorherige Tätigkeit in der Versicherungsbranche.

2. Ein präzises Anforderungsprofil erweitert den Kandidatenmarkt

Eine klare Trennung zwischen Muss- und Kann-Kriterien verhindert, dass grundsätzlich geeignete Personen zu früh ausgeschlossen werden. Dadurch kann die Suche auf relevante Transferbranchen und vergleichbare Führungssituationen ausgeweitet werden.

3. Die Teamkonstellation gehört in die Anforderungsanalyse

Bei einer Führungsposition reicht es nicht aus, Technologien und Aufgaben aufzulisten. Die gesuchte Person muss zur vorhandenen Teamstruktur passen. Unterschiedliche Fachrichtungen verlangen eine Führungskraft, die Orientierung schafft und gemeinsame Prioritäten setzt.

4. Ein Vor-Ort-Briefing verbessert die Qualität der Ansprache

Der persönliche Termin mit HR und Geschäftsführer Philipp Belau vermittelte Signature einen unmittelbaren Eindruck vom Unternehmen und vom Arbeitsumfeld. Diese Informationen halfen dabei, die Position authentischer und konkreter im Kandidatenmarkt darzustellen.

5. Direktansprache erreicht auch nicht aktiv suchende Führungskräfte

Viele erfahrene IT-Führungskräfte bewerben sich nicht aktiv. Eine individuelle Direktansprache ermöglicht es, auch Personen zu erreichen, die grundsätzlich offen für eine passende Aufgabe sind, aber keine Stellenanzeigen durchsuchen.

6. Schnelles Feedback reduziert das Risiko von Kandidatenverlusten

Die BDAE Gruppe gab innerhalb von maximal 24 Stunden Rückmeldung. Dadurch blieb der Prozess für alle Beteiligten verbindlich. Gerade bei gefragten Kandidatinnen und Kandidaten können lange Wartezeiten die Abschlusswahrscheinlichkeit deutlich beeinträchtigen.

Wie lange dauert die Besetzung einer IT-Leitung?

Die Dauer hängt vom Anforderungsprofil, dem Standort, dem Kandidatenmarkt und der Geschwindigkeit des Auswahlprozesses ab. Bei der BDAE Gruppe lagen zwischen dem Projektstart am 22. April 2026 und der Vertragsunterzeichnung 19 Tage. Der neue IT-Leiter begann am 17. Juni 2026. Diese kurze Dauer wurde durch klare Anforderungen, Direktansprache und Rückmeldungen innerhalb von maximal 24 Stunden unterstützt.

Wann lohnt sich Executive Search für eine IT-Führungsposition?

Executive Search lohnt sich, wenn eine Position eine anspruchsvolle Kombination aus fachlicher Breite, Führungskompetenz und persönlicher Passung erfordert. Das gilt besonders, wenn geeignete Personen nicht aktiv suchen. Bei der BDAE Gruppe musste die IT-Leitung unterschiedliche technische Themen verstehen, ein heterogenes Team führen und klare Strukturen schaffen. Muss ein IT-Leiter in einem Versicherungsunternehmen Versicherungserfahrung haben? Nein, Versicherungserfahrung muss nicht grundsätzlich erforderlich sein. Im Projekt der BDAE Gruppe wurde sie bewusst nicht als Muss-Kriterium definiert. Entscheidend waren die Erfahrung mit unterschiedlichen IT-Themen, Führungskompetenz, Strukturierungsfähigkeit und Entscheidungsstärke. Durch diese Priorisierung konnte der Kandidatenmarkt auf geeignete Führungskräfte aus anderen Branchen erweitert werden.

Warum reicht eine Stellenanzeige bei bestimmten Positionen nicht aus?

Eine Stellenanzeige erreicht vor allem Personen, die aktiv nach einer neuen Aufgabe suchen. Viele erfahrene IT-Führungskräfte sind jedoch nicht aktiv auf dem Stellenmarkt. Durch die Direktansprache können auch Personen erreicht werden, die für eine passende Aufgabe grundsätzlich wechselbereit sind. Bei der BDAE Gruppe wurden Stellenanzeige und aktive Kandidatenansprache miteinander kombiniert.

Wie findet Signature Kandidaten, die nicht aktiv suchen?

Signature identifiziert passende Personen auf Basis eines abgestimmten Anforderungsprofils und nimmt direkt Kontakt auf. Im Projekt der BDAE Gruppe wurden 92 potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten angesprochen. Die Ansprache stellte nicht nur die Position vor, sondern erläuterte auch die Teamstruktur, den Gestaltungsspielraum und die konkrete Führungsaufgabe.

Wie wird die Passung einer IT-Führungskraft geprüft?

Die Passung wird durch einen strukturierten Vergleich zwischen den Anforderungen der Position und den Erfahrungen der Kandidaten geprüft. Bei der BDAE Gruppe standen insbesondere fachliche Breite, Führungskompetenz, Entscheidungsstärke und wertschätzendes Durchsetzungsvermögen im Mittelpunkt. Signature führte neun Erstinterviews und präsentierte anschließend drei qualifizierte Kandidaten.

Was macht eine IT-Leitungsposition schwer zu besetzen?

Eine IT-Leitungsposition wird anspruchsvoll, wenn technisches Verständnis für mehrere Fachgebiete mit Führungsstärke verbunden werden muss. Bei der BDAE Gruppe bestand das Team unter anderem aus IT-Infrastruktur, Projektmanagement, SAP, Softwareentwicklung. Die neue Leitung musste diese unterschiedlichen Perspektiven zusammenführen und gleichzeitig klare Strukturen etablieren.

Wie können Unternehmen ihren Auswahlprozess beschleunigen?

Unternehmen beschleunigen ihren Auswahlprozess durch klare Entscheidungskriterien, feste Ansprechpartner und schnelle Rückmeldungen. Die BDAE Gruppe reagierte am selben Tag oder innerhalb von höchstens 24 Stunden. Dadurch konnten Gespräche und nächste Schritte direkt koordiniert werden. Geschwindigkeit entsteht dabei nicht durch weniger Prüfung, sondern durch eine gute Vorbereitung und verbindliche Abläufe.